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Titre: Gérant des Vivres (Food Commodity Manager)
Project: ASOTRY
Reporting to: Regional Office Manager
Location: Tuléar, Madagascar

Contexte:

Le projet de ASOTRY, financé par l’USAID est un projet de sécurité alimentaire, santé publique et nutrition qui travaillera surtout avec les populations vulnérables pour une période de cinq ans débutant à la fin 2014. Land O’Lakes, du consortium ADRA (Adventist Development and Relief Agency) dirigera la mise en œuvre du projet dans des districts et communes sélectionnées à Madagascar. En plus d’un ensemble d’interventions dans les communautés visant à renforcer la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, et l’état de préparation en cas de catastrophe naturelle, le projet gérera et distribuera les denrées alimentaires du Titre II au sein des communautés pour améliorer la nutrition et réduire l’insécurité alimentaire.

L’objectif global du projet est de réduire l’insécurité alimentaire des ménages vulnérables dans les zones géographiques. Le projet a trois volets techniques: Volet 1) améliorer l’état de santé et nutritionnel des femmes et des enfants de moins de cinq ans, Volet 2) accroître l’accès durable à l’alimentation pour les ménages vulnérables, et Volet 3) améliorer la préparation aux catastrophes et la réponse dans les communautés vulnérables. Land O’Lakes portera la mise en œuvre dans les communes sélectionnées dans la région d’Atsimo Andrefana.

Le rôle du Gérant des Vivres est d’assurer le transport et la manipulation efficaces des vivres, la gestion et le control des vivres destiné pour distribution aux bénéficiaires dans l’entrepôt à Tuléar, leur transfert sur terrain, la sécurité de l’entrepôt, et la supervision de l’utilisation des vivres sur le terrain. Le Gérant des Vivres assure la mise en place et l’utilisation de procédures rigoureuses pour leur gestion.

A) Responsabilités principales :

Planification, Coordination et Reportage
• En collaboration avec l’équipe à Tuléar, établir le plan d’expédition, le Plan de Livraison Annuel (PLA) et le Plan de Livraison Trimestriel (PLT) du port jusqu’au terrain. Transférer cette information au COP.
• Développer et maintenir des plans de distribution avec les différentes communautés, pour assurer la livraison à temps des vivres.
• Participer à l’élaboration du manuel de procédures de gestion des vivres, et assurer l’application correcte de ces procédures.
• Assurer que les rapports des vivres reçus, du stockage, de l’expédition, et de la distribution soit correctement fait.
• Faire la saisie et l’analyse des rapports de distribution des vivres dans les délais établis par les procédures de gestion des vivres sous le format préétabli.
• Diriger l‘élaboration de tous les rapports périodiques de gestion des vivres: rapport mensuel, rapport trimestriel et autres rapports demandés de façon ponctuelle.
• Participer aux réunions du personnel et participer dans le groupe « Gestion des Vivres » de ASOTRY.
• Signaler les anomalies dans la gestion des vivres auprès des responsables du projet LOL.
• Répondre à toute demande d’éclaircissement et/ou d’informations de la part des superviseurs sur la situation des dossiers traités.

Livraison des produits
• Assurer la présence de Land O’Lakes pendant la livraison des produits au port et s’assurer que tous les vivres reçues sont bien gérée et transportées à temps aux destinations.
• Travailler correctement avec les partenaires ASOTRY pour surveiller leur gestion de biens au port.
• Collaborer avec le transporteur des vivres pour assurer que le transport de vivres et fait correctement du bateau au transporteur, et du transporteur vers Tuléar.

Stockage
• Assurer le système du stockage conformément aux procédures: empilant par des types de produit, respect de l’espace, utilisation de palette, plan d’espace, respect phytosanitaire, etc.
• Maintenir les documents de tous les mouvements : acquitter, expédition et livraison des vivres.
• Assurer systématiquement l’inventaire mensuel des vivres.

Distribution des vivres / Dispatch
• Aider les communautés et le personnel de Land O’Lakes à établir les plans annuels et trimestriels de livraison des vivres.
• Recevoir, vérifier et approuver toutes les demandes des vivres des communautés.
• Assurer l’exécution du plan d’expédition des vivres; fournir les vivres pour les activités à temps dans la zone du projet.
• Rassembler tous les rapports de distribution des vivres et maintenir les données précises.
• Assurer l’exactitude des informations sur la distribution, maintenir les données précises sur la distribution des vivres et envoyer-les au COP.
• Assurer que les fiches de distribution sont soumises et rapportées dans le système de surveillance (tableau de bord, le foodlog).
• Garder une liste complète des bénéficiaires directs du programme.

Suivi
• Établir et développer des systèmes de suivi des livraisons des magasins.
• Développer et améliorer les formulaires et questionnaires utilisés dans le cadre de la gestion des vivres.
• Assurer le suivi des vivres depuis le point d’origine jusqu’à la destination finale.
• Suivre toutes les pertes d’entrepôt, pertes de transport, et les pertes de distribution.
• Suivre toutes les enquêtes, travailler correctement avec le personnel de terrain et les partenaires pour toutes les questions ou recommandations des audits internes.
• Vérifier les rapports de traçabilité, les mouvements de la période et vérification du contenu de chaque dossier dont les quantités reçues, livrées, transférées, retournées, éventuellement endommagées ou perdues ; les noms & codes site/ magasin, les signatures, les ratures, les dates, etc. selon ce qui est indiqué dans le manuel des procédures de gestion des vivres.
• Faire le contrôle régulier des entrepôts communautaires et les sites de distribution pour fournir l’assistance technique dans la gestion des vivres selon les règlements d’USAID/FFP.
• Assurer l’exécution des dispositions relatives aux vivres endommagées ou éventuellement irrécupérables au niveau de tous les magasins Vérifier la régularisation des anomalies et rectifier le rapport correspondant.
• Assurer le bon usage des matériels ainsi que la sécurité des utilisateurs.
• Remplir les taches du contrôleur d’usage final des produits si nécessaire.
• Participer aux contrôles inopinés des sites de distribution et des magasins.

B) Qualifications and Expérience requises:
• Maitrise en développement international, la gestion des projets, ou un des secteurs techniques (santé, agriculture, génie rurale, socio organisation, gestion des ressources naturelles, bon gouvernance) et l’expérience importante dans les secteurs de développement rurale/communautaire.
• Huit ans ou plus d’expérience professionnelle directement liée à la sécurité alimentaire ou le développement communautaire.
• Minimum trois ans d’expérience dans un poste similaire (gestion des vivres, l’inventaire de stock, travail du port)
• Capacité de travailler en équipe, avec des partenaires internes et externes
• Capacité en communication et résolution des problèmes
• Excellente maîtrise des outils informatiques (Excel, Word, Power Point, l’Internet et Access).
• Connaissance des règles d’importation des vivres, d’USAID, et USG 22 CFR 211 un atout.
• Excellent capacité en leadership et gestion du personnel.
• Capacité en communication, formation des adultes, et sensibilisation des communautés.
• Expérience de travailler en partenariat avec les autres institutions, participer dans les réseaux, et un fort esprit d’équipe.
• Expérience avec les ONGs ou le secteur privé.
• Engagement dans l’enjeu de développement rural et la sécurité alimentaire.
• Expérience en déplacements fréquents sur le terrain (40% de temps)
• Excellente compétence en communication écrite et verbale (Anglais, Français et Malgache)
• Expérience en gestion des catastrophes ou crises alimentaires est un atout.

Compétences et Comportements essentiels:

Etablir des relations de travail stratégiques: Développer et utiliser des relations de collaboration pour faciliter la réalisation des objectifs du projet.

Etablir la confiance: interagir avec les autres d’une manière qui leur donne confiance dans ses intentions et celles de l’organisation.

Analyse la prise de décision: Identifier et comprendre les enjeux et les opportunités; la comparaison des données provenant de différentes sources pour en tirer des conclusions; en utilisant des approches efficaces pour développer des solutions appropriées, en prenant des mesures qui soient cohérentes avec les données disponibles, et les conséquences probables.

Suivi: Le suivi des résultats des délégations, des missions ou des projets en tenant compte des compétences, des connaissances et de l’expérience de l’individu et les caractéristiques du projet attribué.

Innovation: Générer des solutions innovantes dans les situations de travail; essayer de nouvelles manières différentes et à faire face aux problèmes de travail et les possibilités.

Planification et organisation: Établir plan d’action pour soi et les autres pour que le travail soit terminé efficacement.

Gestion du temps: La gestion efficace du temps et des ressources de manière à organiser et prioriser les activités.

Travail en équipe: La capacité à travailler avec les membres de l’équipe et l’expérience en tant que chef d’équipe sera un atout supplémentaire éprouvé.

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