UNE ASSISTANTE DE DIRECTION DE HAUT NIVEAU

Société : CAPFOR

Publié le : 15/09/2015

Dotée d’une vision stratégique, motivée avec une grande ouverture d’esprit, vous recherchez à relever de nouveaux défis
CAPFOR recrute pour une entreprise œuvrant dans l’environnement
UNE ASSISTANTE DE DIRECTION DE HAUT NIVEAU
Première responsable du bon fonctionnement au siège de l’entreprise,
Vos missions sont :
• Accompagner et superviser l’organisation du personnel administratif pour le bon déroulement des activités et assurer une gestion autonome
• Assister le directeur dans la gestion de son agenda, la communication interne et externe
Tâches :
• Intervenir sur l’ensemble des affaires courantes, dans le but d’atteindre une certaine autonomie selon les procédures établies et les objectifs fixés par la direction.
• Organiser et assurer le suivi de toutes démarches administratives, fiscales et comptables nécessaires à la bonne marche de l’entreprise et de ses activités.
• Assurer le suivi et le classement des dossiers, des contacts, des bases de données (fournisseurs, clients, contacts…) aussi bien en version physique qu’en version électronique.
• Etablir un tableau de bord pour la planification et priorisation des tâches à accomplir et pour la gestion des marchés en cours, ainsi que la mise à jour hebdomadaire.
• Etablir le planning du personnel et fiche de présence mensuelle, organiser les réunions, répartir les tâches par un briefing quotidien, assurer le suivi administratif des employés
• Représenter le directeur en cas d’empêchement : réunions, colloques, conférences, salons…
• Evaluation des cotations et élaboration d’offres pour les clients.
• Suivi des offres clients et devis fournisseurs (négociations, exécution des commandes avec livraison conforme en lien avec le responsable logistique)
• Suivi du traitement des correspondances et des dossiers avec les différents partenaires (clients, fournisseurs, banques, bailleurs,…)
• Superviser et assurer la gestion des stocks au siège, en lien avec le responsable logistique.
• Améliorer la communication externe de l’entreprise, et établir une stratégie marketing afin d’améliorer la relation commerciale avec la clientèle, ainsi qu’un plan de communication

Secrétariat de direction :
• Faciliter le relationnel du directeur et de l’entreprise envers les parties prenantes (personnel, banques, clients, fournisseurs), faciliter la communication et la circulation des informations et consignes.
• Seconder le directeur pour démarcher de nouveaux clients ou marchés potentiels (appels d’offre, appels à manifestation d’intérêt, démarches spontanées…) afin d’agrandir le portefeuille client de l’entreprise, ainsi que pour la représentation de la société (visites de terrain, réceptions de chantiers, gestion de chantiers…)
• Organiser et superviser l’évènementiel de l’entreprise: expo-ventes, conférences-débat, formations, communication publicitaire.
• Organiser les réunions hebdomadaires de travail: ordre du jour, PV de réunion, fiche de présence, recommandations.
• Assurer le classement ou l’archivage des dossiers, documents, factures clients/fournisseurs de façon organisée selon la trame donnée, et leur suivi avec l’application d’une méthodologie efficace.
Profil :
Licence en administration d’entreprise / management.
Expériences probantes à un poste d’attachée de direction ou assistante de direction de haut niveau
Très bonnes connaissances de l’outil informatique (MS Office – Internet – e-mail)
Très bonne connaissance en techniques de secrétariat
Excellente capacité rédactionnelle en français
Bonnes compétences en matière de gestion administrative et financière
Bonnes connaissances des méthodes de classement et archivage
Organisée
Réactive pour la gestion des imprévus
Polyvalente et autonome
Rigoureuse pour le suivi comptable et financier
Discrète avec le sens de la confidentialité
Autonome, polyvalente avec le sens de l’initiative
Bonnes capacités rédactionnelles
Compétences à gérer et suivre plusieurs dossiers
Bonne résistance au stress
Grande aisance relationnelle avec le sens de l’esprit d’équipe
Dotée d’une conscience professionnelle et du sens des responsabilités
Grande disponibilité (travail le samedi et déplacements)
Grande ouverture d’esprit et dotée d’une vision stratégique

Veuillez adresser votre candidature composée de Cv, lettre de motivation et prétentions salariales à
Seules les candidatures retenues feront l’objet de convocation

Compétences requises

  • Gestion administrative
  • Autonomie
  • Qualités commerciales

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